Constituirea Echipei de gestionare a riscurilor

Conducătorul entităţii constituie Echipa de gestionare a riscurilor (EGR) şi nominalizează preşedintele acesteia, prin ordin sau decizie internă, în baza art. 5 alin. (3) din OSGG nr. 400/2015, cu modificările şi completările ulterioare, în vederea gestionării riscurilor de la nivelul entităţii publice.

Echipa de gestionare a riscurilor cuprinde conducătorii de compartimente sau înlocuitorii acestora, (sau responsabilii cu riscurile la compartimentele mici) şi este coordonată de către preşedinte, persoană care deţine funcţie de conducere, dar care este diferită de cea care coordonează Comisia de monitorizare.

Preşedintele EGR îşi desemnează secretarul EGR şi înlocuitorul acestuia dintre responsabilii cu riscurile de la nivelul compartimentelor.

Echipa de gestionare a riscurilor se actualizează ori de câte ori este cazul şi obligatoriu anual.

Organizarea Echipei de gestionare a riscurilor

Modul de organizare şi de funcţionare al EGR se află în responsabilitatea preşedintelui acesteia  şi se stabileşte în funcţie de volumul şi complexitatea proceselor şi activităţilor din cadrul entităţilor, care va elabora şi ROF – ul EGR.

Şedinţele EGR se organizează de către secretarul EGR şi se desfăşoară pe baza ordinii de zi aprobate de către preşedintele EGR, ori de cate ori este nevoie, dar obligatoriu anual.

După finalizarea şedinţelor, secretarul EGR elaborează  proceselor-verbale ale şedinţelor care cuprind dezbaterile şi propunerilor pe baza deciziilor luate în cadrul şedinţelor de către membrii EGR.

Secretarul EGR transmite copii ale proceselor-verbale ale şedinţelor tuturor  membrilor EGR.

Desfășurarea activităţii EGR

La începutul anului

Secretarul EGR solicită de la toate compartimentele din cadrul entităţii propunerile de Limite de toleranţă aprobate de către conducătorii acestora, pe care le centralizează.

Propunerile pentru Limitele de toleranţă se semnează de către preşedintele EGR şi se supun discuţiei în şedinţele CM în vederea avizării de către preşedintele CM şi aprobării de către conducătorul entităţii. După aprobare Limitele de toleranţă se transmit la compartimente  şi se arhivează la EGR.

Secretarul EGR solicită de la toate compartimentele din cadrul entităţii registrele de riscuri aprobate de către conducătorii acestora, pe care le centralizează şi obţine Registrul de riscuri pe entitate, care se analizează în şedinţele EGR în vederea aprobării de către preşedintele EGR.

După aprobare, secretarul EGR transmite Comisiei de monitorizare Registrul de riscuri pe entitate, spre informare.

Registrul de riscuri pe entitate se arhivează la secretariatul EGR.

Desfășurarea activităţii EGR

În timpul anului

Secretarul EGR primeşte de la compartimentele entităţii Formularele de alertă la risc şi documentaţia aferentă aprobată de către conducătorii acestora, pe care le înregistrează.

Secretarul EGR analizează Formularele de alertă la risc şi documentaţia aferentă pe care le prezintă în şedinţele EGR în care se decide:

– Formularele de alertă la risc la care se stabilesc măsuri de control (tratarea riscurilor);

– Formularele de alertă la risc clasate;

– Formularele de alertă la risc escaladate.

Secretarul EGR elaborează Lista riscurilor tratate, Lista  riscurilor clasate, Lista riscurilor escaladate şi pe baza Listei riscurilor tratate, aprobate în EGR, stabileşte măsurile de control pe care le completează în Planul pentru implementarea măsurilor de control.

După finalizarea şedinţelor, secretarul EGR transmite la compartimente, în copie, procesul-verbal al şedinţei cu măsurile de control stabilite.

Ulterior, secretarul EGR înregistrează măsurile de control implementate discutate în şedinţele EGR pe baza proceselor-verbale semnate în cadrul  şedinţelor şi le operează în Planul pentru implementarea măsurilor de control.

Desfășurarea activităţii EGR

La sfârşitul anului

Secretarul EGR analizează progresele înregistrate şi definitivează  Planului pentru implementarea măsurilor de control, care este semnat de către preşedintele EGR.

Planul de măsuri este avizat de către preşedintele Comisiei de monitorizare în vederea aprobării de către conducătorul entităţii.

Secretarul EGR solicită de la toate compartimentele din cadrul entităţii rapoartele anuale privind desfăşurarea procesului de gestionare a riscurilor, aprobate de către conducătorii  acestora, pe care le centralizează pentru a elabora Informarea în vederea avizării de către preşedintele EGR.

Informarea privind desfăşurarea procesului de gestionare a riscurilor se transmite preşedintelui Comisiei de monitorizare în vederea aprobării şi conducătorului entităţii pentru documentare şi se arhivează  la secretariatul EGR.