Constituirea CM

Conducătorul entităţii publice constituie prin ordin sau decizie internă o structura pentru coordonarea procesului de implementare a SCIM, respectiv Comisia de monitorizare, în baza art. 3, alin. 1 din OSGG nr. 400/2015, cu modificările şi completările ulterioare.

Comisia de monitorizare este constituită din conducătorii de compartimente din structura entităţii publice, respectiv managementul de linie şi/sau din specialişti recunoscuţi din cadrul acestora. Practic, putem spune că reprezentanţii tuturor compartimentelor din organigramă fac parte din componenţa CM.

Structura CM cuprinde, pe lângă membrii acesteia, preşedintele, persoană care deţine o funcţie de conducere, vicepreşedintele comisiei, persoana din cadrul managementului general, secretarul CM, precum şi înlocuitorul acestuia.

Comisia de monitorizare se actualizează ori de cate ori este nevoie şi obligatoriu la sfârşitul anului.

Organizarea Comisiei de monitorizare

Modul de organizare şi de lucru al CM se află în responsabilitatea preşedintelui acesteia şi se stabileşte în funcţie de volumul şi de complexitatea proceselor şi activităţilor din cadrul entităţii pe baza Regulamentului de organizare şi funcţionare (ROF) al CM.

Şedinţele CM se desfăşoară pe baza convocatorului şi a ordinei de zi, aprobate de preşedintele CM, în care se dezbat materialele şi documentele prezentate.

Secretarul CM elaborează minutele şedinţelor CM şi emite, dacă este cazul, hotărârile CM, semnate de preşedintele CM, care se transmit la compartimentele interesate, în vederea implementării măsurilor stabilite prin acestea.

Desfăşurarea şedinţelor Comisiei de monitorizare

Secretarul CM pe baza ROF-ului organizează şedinţele CM şi anticipat solicită documente de la nivelul compartimentelor, avizate de şefii acestora, care vor fi discutate şi aprobate în urma dezbaterilor.

La şedinţele CM participă membrii titulari, iar în situaţii de imposibilitate, se deleagă înlocuitorul conducătorului din cadrul compartimentului, pentru a asigura participarea la vot şi  semnarea convocatorului şedinţei CM.

Avizarea şi aprobarea Programului de dezvoltare al SCIM

Activitatea CM începe prin solicitarea de la compartimente, de către Secretarul CM, a informaţiilor necesare în vederea elaborării Programului de dezvoltare al SCIM, în conformitate cu art. 4 al OSGG nr. 400/2015, cu modificările şi completările ulterioare.

Conducătorii compartimentelor transmit secretariatului CM informaţiile solicitate pentru elaborarea Programului de dezvoltare al SCIM, iniţial şi ulterior sau la sfârşitul fiecărui an, propuneri privind actualizarea şi îmbunătăţirea acestuia pentru anul următor.

Programul de dezvoltare cuprinde obiectivele, activităţile (direcţiile de acţiune), acţiunile, termenele, responsabilităţile, care includ măsurile de control stabilite de conducerea entităţii şi care se discută în şedinţa CM şi se aprobă de preşedintele CM.

Actualizarea etapelor SCIM

Preşedintele CM declanşează, la sfârşitul anului, procesul de evaluare a stadiului de implementare şi dezvoltare a sistemului de control intern managerial, în conformitate cu cadrul de reglementare în domeniu, şi, la începutul anului, actualizează documentaţia privind etapele SCIM, transmisă de compartimente.

Actualizarea listelor şi situaţiilor SCIM, se realizează de către secretarul CM, prin centralizarea listelor/situaţiilor primite de la şefii compartimentelor din cadrul entităţii publice şi care sunt aprobate de către preşedintele CM.

În aceste condiţii, secretarul CM, anual, actualizează următoarele documente:

  • Listei obiectivelor generale şi specifice (Etapa I SCIM);
  • Listei obiectivelor, activităţilor şi acţiunilor (Etapa II SCIM);
  • Lista obiectivelor, activităţilor şi riscurilor (Etapa III SCIM);
  • Registrul de riscuri de la nivelul entităţii (Etapa IV SCIM);
  • Lista obiectivelor, activităţilor şi procedurilor (Etapa V SCIM). In această etapa, secretarul CM elaborează Lista procedurilor de sistem (PS) şi Lista procedurilor operaţionale (PO), pe baza cărora acordă numere de înregistrare procedurilor formalizate şi ţine evidenţa acestora la secretariatul CM;
  • Inventarierea documentelor de intrare şi de ieşire (Etapa VI SCIM);
  • Stabilirea unui sistem de monitorizare a desfăşurării activităţilor din structura obiectivelor (Etapa VII  SCIM);
  • Autoevaluarea realizării obiectivelor generale şi a celor specifice şi îmbunătăţirea sistemului de control managerial (Etapa VIII SCIM);
  • Elaborarea şi actualizarea procedurilor formalizate (Etapa IX SCIM);
  • Elaborarea programului de perfecţionare a pregătirii profesionale (Etapa X SCIM).

Avizarea si aprobarea procedurilor formalizate

Compartimentele din cadrul entităţii elaborează şi actualizează procedurile formalizate, anual. CM analizează şi avizează procedurile formalizate şi le transmit spre aprobare conducătorului entităţii publice.

Procedurile de sistem se transmit secretarului CM pentru codificare, analiza şi dezbatere în şedinţele CM şi pentru verificarea respectării prevederilor Procedurii privind elaborarea procedurilor (PS-00), elaborată conform Anexei nr. 2B a OSGG nr. 400/2016, în vederea avizării de către preşedintele CM, apoi se transmit conducătorului entităţii pentru aprobare.  După aprobare, procedurile de sistem se arhivează la secretarul CM, care efectuează copii şi le distribuie în regim controlat la compartimente, pe baza Listei de difuzare a procedurii.

Procedurile operaţionale, codificate la nivelul compartimentelor sau la nivelul entităţii, pentru entităţile publice mici, se transmit secretarului CM pentru verificarea respectării prevederilor Procedurii privind elaborarea procedurilor (PS-00) şi în vederea avizării de  către preşedintele CM. După aprobare, originalele procedurilor operaţionale se păstrează de către compartimentele care le-au elaborat, iar la secretariatul CM se păstrează copii după acestea.

La entităţile publice mici, Preşedintele CM poate stabili ca metodologia de elaborare a procedurilor operaţionale să fie similară cu cea stabilită pentru procedurile de sistem.

Originalele PS retrase/revizuite se clasează şi se păstrează timp de 5 ani de către secretarul CM într-un spaţiu special amenajat.

Originalele PO retrase/revizuite se clasează şi se păstrează timp de 5 ani de către compartimentele care le-au elaborat sau de secretarul CM.

După această perioadă, atât PS, cât şi PO sunt transmise la arhiva entităţii cu respectarea reglementărilor specifice arhivării.

Monitorizarea procesului de gestionare a riscurilor

Secretarul EGR selectează, analizează şi prioritizează riscurile semnificative, care pot afecta atingerea obiectivelor generale şi specifice, de ansamblu ale funcţionării entităţii publice, elaborează Registrul de riscuri pe entitate şi îl  transmite secretarului CM pentru analiză şi dezbatere în CM, în vederea stabilirii limitelor de toleranţă la risc.

Secretarul CM prezintă preşedintelui CM, spre informare, Registrul de riscuri pe entitate, aprobat de preşedintele EGR (Etapa IV SCIM).

După aprobarea de către conducerea entităţii a noilor limite de toleranţă, anual,  secretarul CM le transmite tuturor compartimentelor pentru încadrarea în aceste limite. In cadrul compartimentelor, toate riscurile trebuie controlate astfel încât expunerea la risc să se încadreze în limitele de toleranţă aprobate.

Secretarul CM asigură centralizarea datelor despre riscurile de corupţie identificate şi măsurile de control adoptate pentru prevenirea acestora şi prezintă preşedintelui CM Planul pentru implementarea măsurilor de control, primit de la EGR pentru analiză şi avizare. In Planul de masuri se cuprind, într-o secţiune distinctă, riscurile de corupţie, măsurile de control adoptate pentru prevenirea acestora, termenele de implementare şi persoanele responsabile cu implementarea măsurilor de control.

Secretarul CM transmite EGR Planul de măsuri, aprobat de conducerea entităţii, pentru implementarea măsurilor de control stabilite către compartimentele vizate.

Secretarul EGR elaborează, pe baza rapoartelor anuale privind desfăşurarea procesului de gestionare a riscurilor de la nivelul compartimentelor, dar şi pe baza Planului de implementare a măsurilor de control, întocmit de secretarul EGR, Informarea privind gestionarea riscurilor, la sfârşitul anului, care se discută, se analizează şi se avizează de preşedintele EGR, şi se transmite spre aprobare Comisiei de monitorizare.

Monitorizarea indicatorilor de performanţă şi de rezultat

Conducătorii compartimentelor asigură monitorizarea performanţelor pentru fiecare obiectiv şi activitate, prin intermediul unor indicatori cantitativi şi calitativi relevanţi, inclusiv cu privire la economicitate, eficienţă şi eficacitate, care trebuie să fie: specifici, măsurabili, accesibili, relevanţi şi stabiliţi pentru o anumită durată de timp (SMART).

Conducătorii compartimentelor se asigură ca pentru fiecare activitate din structura obiectivelor specifice există cel puţin un indicator de performanţă sau de rezultat, cu ajutorul căruia se elaborează Situaţia cu stabilirea indicatorilor de performanţă sau de rezultat pe activităţile cuprinse în fişele de post pe compartiment (Etapa VII SCIM).

La sfârşitul anului, şefii de compartimente elaborează rapoarte de monitorizare a performanţelor pe compartimente, pentru evaluarea realizării indicatorilor de performanţă sau de rezultat şi pe baza acestora Autoevaluarea realizării obiectivelor generale şi a celor specifice şi îmbunătăţirea sistemului de control managerial (Etapa VIII SCIM),  pe care le transmit la CM, la solicitarea secretarului CM.

Secretarul CM întocmeşte, pe baza rapoartelor de monitorizare a performantelor primite de la compartimente, Informarea privind monitorizarea performanţelor la nivelul entităţii, anual, în vederea analizării şi aprobării în Comisia de monitorizare şi pentru transmiterea conducerii entităţii.

Raportarea stadiului implementarii si dezvoltarii SCIM in entitate

Secretarul CM centralizează datele primite de la compartimentele din cadrul entităţii, precum şi de la entităţile publice aflate în subordonare sau în coordonare şi elaborează Situaţiile centralizatoare semestriale şi anuale privind stadiul implementării şi dezvoltării sistemului de control intern managerial, conform Anexei nr. 3 a OSGG nr. 400/2016.

Preşedintele CM analizează şi aprobă Situaţiile centralizatoare semestriale şi anuale, care se transmit la DCIMRI din cadrul SGG, la termenele stabilite de cadrul de reglementare.

În vederea raportării anuale, conducătorul entităţii publice dispune programarea şi efectuarea de către conducătorii de compartimente aflaţi în subordine a operaţiunii de autoevaluare a sistemului de control intern managerial în vederea elaborării Chestionarului de autoevaluare a stadiului de implementare a standardelor de control intern managerial, conform Anexei nr. 4.1 şi Anexei nr. 4.2, de către fiecare compartiment,  pentru elaborarea la nivelul entităţii a Raportului asupra SCIM la data de 31 decembrie 20…, conform Anexei nr. 4.3 a OSGG nr. 400/2016

Evaluarea stadiului implementării şi dezvoltării sistemului de control intern managerial se realizează la nivelul tuturor compartimentelor din structura organizatorică a entităţii, inclusiv a celor subordonate sau aflate în coordonarea acestora.